Mettre en place une solution de pointage dans une entreprise peut optimiser la gestion des temps, mais cela exige une préparation rigoureuse pour respecter les obligations légales françaises. Voici les précautions à prendre, étayées par des références réglementaires.
1. Évaluer les besoins réels
Analysez les besoins spécifiques de votre organisation, notamment le nombre d’employés, les sites et les modes de travail (présentiel, télétravail). Une solution inadaptée peut violer les principes de proportionnalité et de nécessité définis par l’article 5 du RGPD.
2. Consulter les parties prenantes
Impliquez les employés et gestionnaires dans le processus, conformément à l’obligation de transparence prévue par l’article 13 du RGPD, qui exige d’informer les personnes concernées sur l’utilisation de leurs données personnelles.
3. Vérifier la conformité légale
Assurez-vous que la solution respecte le RGPD (règlement UE 2016/679, applicable depuis le 25 mai 2018) et la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, qui adapte le RGPD en droit français. La CNIL, autorité de contrôle en France, supervise ces exigences (articles 51 et suivants du RGPD).
4. Tester la solution
Avant un déploiement, réalisez un essai pilote, comme recommandé par les lignes directrices de la CNIL. Vérifiez que la solution respecte l’obligation de sécurité des données (article 32 du RGPD), notamment via le chiffrement et la pseudonymisation si nécessaire.
5. Former le personnel
Assurez une formation conforme à l’article 39 du RGPD, qui impose au délégué à la protection des données (DPO), si présent, d’informer et de conseiller sur les obligations légales. Une équipe mal formée risque de compromettre la conformité.
6. Planifier le budget
Prenez en compte les coûts, y compris ceux liés à la désignation d’un DPO si requis (article 37 du RGPD, obligatoire pour les autorités publiques ou les traitements à grande échelle de données sensibles).
7. Assurer la sécurité des données
Protégez les données personnelles (horaires, empreintes, etc.) en respectant l’article 32 du RGPD, qui exige des mesures techniques et organisationnelles adaptées. En cas de violation, notifiez la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD).
En conclusion, une mise en place réfléchie, conforme au RGPD et à la loi française, garantit le respect des droits des employés et évite les sanctions (jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel, article 83 du RGPD).
Depuis l’entrée en application du RGPD vous n’avez pas à déclarer à la CNIL votre système de contrôle horaire par badgeuse.
Les salariés seront informés de la manière dont seront traitées leurs données et des mesures de sécurité adaptées aux risques éventuels.
La CNIL a prévu de nombreux documents pour vous aider à mettre en place votre système de gestion des temps : guide sur la sécurité, modèle de registre …
