En accord avec la réglementation vous allez utiliser votre badgeuse pour comptabiliser le temps de travail de vos salariés. Un de vos collaborateurs formé pour ce faire, sera chargé de gérer les données. A savoir non seulement le temps de travail, mais aussi les absences, les salaires, les documents relatifs aux contrats, les primes, les indemnités diverses.
L’accès à ces données devant être bien protégé et réservé au R H, au service de paie, au service de sécurité.
La personne chargée de ces données devra garantir la vie privée des salariés, y compris les intérimaires.
En effet vous pouvez être amenés à fournir ces données pendant cinq ans y compris après le départ de l’employé concerné.
En France, les données de pointages (heures d’arrivée, de départ, etc.) doivent en principe être conservées pendant 5 ans .
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Obligations légales (Code du travail)
- L’article L3243-4 du Code du travail exige la conservation de tous les justificatifs relatifs aux heures de travail et à la paie pour une durée de 5 ans.
- Ces documents peuvent être demandés par l’inspection du travail ou en cas de litige
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Données personnelles (RGPD)
- Le RGPD impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire pour l’objet
- Dans le cas des données de pointages, la durée de 5 ans reste cohérente avec les obligations légales, mais il est recommandé de supprimer ou d’anonymiser ces données dès qu’elles ne sont plus ut
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Cas particuliers
- Litiges ou contentieux
- Conventions collectives
En résumé, la durée de conservation recommandée pour les données de pointages est de 5 ans. A noter également qu’il faut donc que votre matériel de comptabilisation conserve : pendant trois ans pour les cadres au forfait et un an pour les non-cadres, toutes les données enregistrées et contenues dans votre matériel de pointage.
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